Η διαδικασία έκδοσης των παραστατικών παροχής υπηρεσιών για τους αλλοδαπούς πελάτες (εξωτερικού) - Μέρος Α'

Posted by Katerina | Posted in , , | Posted on 13.1.10

Εδώ και πολλά χρόνια οι συζητήσεις μεταξύ των μεταφραστών αναφορικά με το σωστό, ή το σωστότερο, τρόπο έκδοσης των παραστατικών παροχής υπηρεσιών για τους πελάτες εξωτερικού καλά κρατούν. Πολλοί από εμάς καταθέτουμε σε προσωπικές συζητήσεις και σε νήματα στα μεταφραστικά φόρουμ όσα γνωρίζουμε επί του θέματος αλλά το παζλ δεν λέει να συμπληρωθεί:

Εκδίδουμε ή δεν εκδίδουμε ελληνικό παραστατικό; Σε περίπτωση ξένου νομίσματος, με ποια ισοτιμία ευρωποιούμε το πληρωτέο ποσό; Βάζουμε ή δεν βάζουμε ΦΠΑ; Περιλαμβάνουμε τα παραστατικά αυτά στις περιοδικές δηλώσεις ΦΠΑ; Εφαρμόζεται στο σύστημα του επιμερισμού (pro rata) για τα συγκεκριμένα έσοδα;

Μερικοί συνάδελφοι ακολουθούν την Α διαδικασία, άλλοι τη Β, άλλοι τη Γ. Στην πλειονότητα των περιπτώσεων κάνουμε αυτό που μας λέει ο λογιστής μας. Επειδή όμως ο εκάστοτε λογιστής δεν γνωρίζει απαραίτητα τη διαδικασία που πρέπει να ακολουθηθεί (δεν είναι άλλωστε και η πιο κοινή περίπτωση), πολλές φορές η συμβουλή του δεν είναι η ορθότερη.

Τη διαδικασία που θα περιγράψω την ακολουθώ έπειτα από συμβουλή τόσο του λογιστή μου (του τρίτου στη σειρά μέσα σε σχετικά μικρό χρονικό διάστημα) όσο και διαφόρων υψηλόβαθμων εφοριακών υπαλλήλων που ενδιαφέρθηκαν να ψάξουν το ζήτημα έπειτα από αίτημά μου. Με αυτά τα δεδομένα θεωρώ ότι είναι η ορθότερη διαδικασία που θα μπορούσα να ακολουθήσω δεδομένης της ιδιαιτερότητας της περίπτωσης. Παρόλα αυτά οφείλω να σημειώσω ότι την αναπαράγω με πάσα επιφύλαξη και με τη μορφή ενός γενικού μπούσουλα, ο οποίος προφανώς δεν φιλοδοξεί να δρέψει δάφνες πληρότητας.

Αρχικά, μερικές βασικές διευκρινίσεις. Η διαδικασία αυτή:

  • Ισχύει για τους ελεύθερους επαγγελματίες μεταφραστές (και ένα μέρος των μεταφραστικών επιχειρήσεων, ανάλογα με το είδος τους)
  • Είναι η ίδια ανεξάρτητα από το αν τηρούνται χειρόγραφα ή μηχανογραφημένα βιβλία
  • Δεν έχει σχέση με την ηλεκτρονική τιμολόγηση (e-invoicing) όπως προβλέπεται από τον Ν. 3193/2003 και την ΠΟΛ 1049/21-3-2006.
    Η ηλεκτρονική τιμολόγηση απαιτεί τη σήμανση του εγγράφου με χρήση ΕΑΦΔΣΣ (Ειδική ασφαλής φορολογική διάταξη σήμανσης στοιχείων) ή ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI). Τη διαδικασία αυτή ακολουθούν συνήθως σχετικά μεγάλες επιχειρήσεις που εξέδιδαν μηχανογραφημένα παραστατικά στο παρελθόν.
Τα βήματα που προηγούνται της έκδοσης των παραστατικών:

  1. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο αρχείο - Αρχικά βεβαιωνόμαστε ότι διαθέτουμε ένα αξιοπρεπές ηλεκτρονικό πρότυπο για την έκδοση των παραστατικών αυτών. Τι εννοώ; Ένα απλό εξελόφυλλο ή ένα απλό αρχείο σε έναν επεξεργαστή κειμένου, το οποίο δεν είναι ποτέ το ίδιο και δεν έχει βελτιστοποιηθεί για τη συγκεκριμένη χρήση, όχι μόνο δυσκολεύει τη διαδικασία της έκδοσής του, αλλά, κατά την άποψή μου, δείχνει και έλλειψη επαγγελματισμού.
    Επίσης, ένα σωστά δομημένο παραστατικό που περιέχει τα όλα τα απαραίτητα στοιχεία επιταχύνει τη διαδικασία εξόφλησής του. Φροντίζουμε, λοιπόν, να διαθέτουμε ένα πρότυπο αρχείο, το οποίο θα χρησιμοποιούμε για την έκδοση των παραστατικών μας.
    Μια βασική και αρκετά αξιοπρεπής λύση είναι η χρήση κάποιου από τα πολλά πρότυπα που υπάρχουν στον ιστότοπο της Microsoft. Μπορούν να προσαρμοστούν έως κάποιο βαθμό και είναι αρκετά απλά με αποτέλεσμα να μπορούν να χρησιμοποιηθούν από όλους.
    Σημείωση: Υπάρχουν και οι εναλλακτικές, όπως η χρήση on-line υπηρεσιών ή ειδικών προγραμμάτων για τη δημιουργία των τιμολογίων μας. Είναι πολύ εξυπηρετικά και περισσότερες λεπτομέρειες για τη χρήση τους θα περιληφθούν σε επόμενη ανάρτηση.

  2. Διασφαλίστε την πληρότητα των στοιχείων σας - Φροντίζουμε το παραστατικό μας να περιλαμβάνει τα πλήρη στοιχεία μας: Ονοματεπώνυμο (ή επωνυμία), ταχ. διεύθυνση, ΑΦΜ (με τη μορφή EL-123456789), σταθερό και κινητό τηλέφωνο (με το διεθνές πρόθεμα της Ελλάδας, +30), διεύθ. ηλ. ταχυδρομείου και εναλλακτική διεύθ. ηλ. ταχυδρομείου.
    Σημείωση: Όσο πιο πλήρη είναι τα στοιχεία μας τόσο ευκολότερη και ταχύτερη θα είναι η επικοινωνία του πελάτη μαζί μας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.

  3. Μάθετε το ΑΦΜ του πελάτη σας - Για την έκδοση και αυτού του είδους των παραστατικών απαιτείται να γνωρίζουμε τα πλήρη στοιχεία της επιχείρησης για την οποία τα εκδίδουμε (ακριβώς όπως συμβαίνει με τις διάτρητες ΑΠΥ ή τα τιμολόγια που εκδίδουμε εντός Ελλάδος). Οπότε, πέρα από την ταχυδρομική διεύθυνση, φροντίζουμε να μάθουμε από τον πελάτη μας και τον αντίστοιχο ΑΦΜ του (VAT Registration Number ή Tax Identification Number ή Tax ID).

  4. Προσδιορίστε το είδος του παραστατικού σας - Το παραστατικό θα πρέπει να αναφέρει ευκρινώς, σε κεντρικό του σημείο και στην κατάλληλη γλώσσα το είδος του. Δηλαδή, INVOICE, FACTURE, FACTURA κ.λπ.
    Σημείωση: Ανεξάρτητα από τον τίτλο-χαρακτηρισμό του παραστατικού για τους σκοπούς του αλλοδαπού πελάτη μας, δεν ξεχνάμε ότι το παραστατικό αυτό επέχει θέση ΑΠΥ.

  5. Αναλύστε τις επιμέρους χρεώσεις - Φροντίζουμε να έχουμε λάβει από τον πελάτη τον αριθμό του έργου ή τη σχετική εντολή για το συγκεκριμένο έργο (Purchase Order ή Work Order). Εκτός του ότι το έγγραφο αυτό διασφαλίζει ως έναν βαθμό την εξόφλησή μας, περιλαμβάνει και τα πλήρη στοιχεία του έργου, τα οποία θα συμπεριλάβουμε στο παραστατικό μας: Αριθμός έργου, υπεύθυνος/συντονιστής έργου (Project manager/coordinator), ημερομηνία ανάθεσης, ημερομηνία παράδοσης, αριθμός ωρών/ λέξεων/ σειρών/ σελίδων/ άλλο, τιμή ανά ώρα/ λέξη/ σειρά/ σελίδα/ άλλο.
    Σημείωση: Πολλοί πελάτες προτιμούν την τιμολόγηση στο τέλος του μήνα, δηλαδή, την έκδοση παραστατικού για όλα τα έργα που έχουν πραγματοποιηθεί εντός ενός μηνός. Στην περίπτωση αυτή, περιλαμβάνουμε όλα τα παραπάνω στοιχεία για κάθε έργο χωριστά.

  6. Αναφέρετε ευκρινώς το συνολικό πληρωτέο ποσό – Μετά από την ανάλυση των επιμέρους χρεώσεων (ανά έργο, ανά είδος εργασίας, ανά ημερομηνία, κ.λπ.) εισάγουμε το συνολικό πληρωτέο ποσό, συνήθως με έντονη γραφή και μέγεθος μία με δύο στιγμές μεγαλύτερο από το κυρίως σώμα του παραστατικού ώστε να εντοπίζεται με την πρώτη ματιά.

  7. Διευκρινίστε τον προτιμώμενο τρόπο πληρωμής - Ανεξάρτητα από το αν έχουμε συμφωνήσει από πριν με τον πελάτη τον τρόπο πληρωμής μας, φροντίζουμε να περιλαμβάνουμε σε κάθε παραστατικό μας τον τρόπο με τον οποίο θέλουμε να πληρωθούμε. Για παράδειγμα, εφόσον επιθυμούμε να εξοφληθούμε με τραπεζικό έμβασμα περιλαμβάνουμε τα πλήρη στοιχεία του τραπεζικού μας λογαριασμού: ονοματεπώνυμο ή επωνυμία δικαιούχου, όνομα της τράπεζας, ταχ. διεύθυνση της τράπεζας συμπεριλαμβανομένου του αριθμού υποκαταστήματος, αρ. ΙΒΑΝ και BIC.

  8. Ευχαριστήστε - Η ευγένεια δεν έβλαψε ποτέ κανέναν. Δείχνουμε στον πελάτη μας ότι εκτιμούμε τη συνεργασία και την εξόφληση του τιμολογίου περιλαμβάνοντας μια σύντομη φράση-ευχαριστία στο κάτω μέρος του παραστατικού μας.

Share/Save/Bookmark
Creative Commons License
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-Noncommercial-No Derivative Works 3.0 Unported License

Comments (0)